Mejora el uso de tu tiempo. Registra tus actividades

Julio 10, 2008 in gestión de tiempo

Un paso muy importante antes de asumir una metodología de gestión de tiempo suele ser conocer en que invertimos el nuestro o en que lo gastamos. Esta práctica es muy poco utilizada y suele parecer completamente tediosa a muchas personas.

Para saber como invertimos nuestro tiempo es importante registrar de manera sistemática todo lo que hacemos durante el día. Esto suele ser llamado sistema de Time Tracking  o registro de tiempo. En este post lo denominaré como registro de actividades (Yo prefiero llamarlo así porque este registro o seguimiento de tiempo no solo lo uso para tomar tiempos, sino historial de actividades y doy mucha importancia a las notas tomadas en cada tiempo.). Esto es, debemos de tener un log instantáneo de las actividades que estamos haciendo sean de trabajo o no.

Según algunos expertos en el tema esto debería hacerse por lo menos durante una semana continuada. Yo particularmente aconsejo hacer del registro de actividades una práctica habitual.

Ahora se preguntará que registro?, y yo digo, en lo posible TODO de manera cronometrada porque necesitas saber EN QUE DESPERDICIAS tu TIEMPO. Por ello debes registrar cuanto tiempo estás trabajando (y que haces), cuanto tiempo vas a comer, a fumarte un cigarrillo, al baño, cuanto tiempo duermes, juegas o compartes con tus hijos. (Este nivel de detalle es aconsejable solo por un tiempo, luego debes registrar el tiempo durante las horas laborales y periódicamente repetir el ejercicio).

Como hacerlo?. Pues la forma más básica es con un cronómetro y un papel haciendo anotaciones clasificadas de las actividades, por ejemplo, trabajo, ocio, comida, llamada, reunión, etc. y tomando una pequeña nota de lo que realizas y cuanto tiempo te lleva. Ahora bien, puedes usar un sistema de registro automático de tiempo si tu trabajo lo realizas en un ordenador, esto te permite semiautomatizar el inicio y fin de las tareas y la toma de notas y clasificación.

Que puedo ganar?. Al final del ejercicio (diario, semanal, mensual, etc) podrás sacar indicadores del tiempo que inviertes en las diferentes actividades que realizas y con ellas puedes determinar que actuaciones puedes tomar para optimizar el uso de tu tiempo. Por ejemplo, puedes deducir que el número de horas que dedicas al trabajo es excesiva y las de ocio mínimas y esto puede ser contraproducente y afectar el rendimiento, o lo contrario.

Para que más me puede servir?. El registro de actividades sirve para llevar una bitácora propia de cosas que haces y que en dos semanas ya ni te acuerdas (Sobretodo si usas un sistema semiautomático no intrusivo). Este registro le puedes usar para:

• Hacer informes de actividades.
• Ayudar a recordarte que ya has hecho algo.
• Para ayudar a controlar o gestionar tu todolist cuando no lo has actualizado a tiempo.
• Para determinar cuanto tiempo efectivo inviertes en una tarea en la que habías planificado un tiempo X.
• Para determinar el tiempo que inviertes en ti mismo y en tu formación personal.
• Para determinar el tiempo que has invertido en un proyecto de manera cuantitativa más exácta.
• Para validar el grado de exactitud con el que haces tus predicciones de cuanto tiempo puedes invertir en un trabajo y de esta manera mejorar esos estimativos.
• Para darte cuenta que muchas predicciones de tiempo hacen pasar por alto muchos detalles que debes tener en cuenta para analizar el tiempo que llevaría hacer algo.
• Para conocerte a ti mismo.
• etc, etc, etc.

Mi Experiencia Personal

Personalmente inicié el uso de un sistema de registro de actividades o de time tracking en un proyecto freelance que realicé, la motivación inicial fue la de intentar determinar si el número de horas que había presupuestado y el número de horas que iva a invertir se ajustaban o no. Ahora ya llevo más de tres años midiendo el tiempo que invierto en ejecutar mis tareas y registrando las actividades que realizo en cada momento.

Aunque al principio cuesta un poco adaptarse y ser disciplinado, con el tiempo se adquiere el hábito, ahora esta actividad ya forma parte de lo que hago por defecto.

Para ello uso Allnetic, una herramienta que me permite desglosar las actividades realizadas y me saca estadísticas de diferentes tipos. Allnetic permite registrar los tiempos agrupados por proyectos y tareas (anidadas). Tiene un sistema de generación de reportes de diferentes tipos y formatos de salida y es muy sencillo de utilizar. 

Allnetic es una herramienta para pc y orientada sobretodo a personas que utilizan los ordenadores para realizar su trabajo, pero no exclusivamente.

Las Herramientas

Como dije anteriormente, a nivel personal y en los equipos de trabajo que he organizado he utilizado un software llamado Allnetic Working Time Tracker. Esta aplicación se lanza en background y detecta cuando se está utilizando o se deja de utilizar el ordenador y de esta manera permite iniciar o parar un registro de tiempo. En la barra de herramientas se pone un reloj como el mostrado en la figura que cuando está en color verde indica que está contando el tiempo. Desde ese mismo reloj, pasando el cursor por encima aparece una ventana donde podemos ver el tiempo registrado y tomar notas.

A continuación muestro una vista de la pantalla de aplicación donde vemos en el panel izquierdo los proyectos y las tareas y en el panel derecho los logs que hemos registrado y un filtro de fechas que podemos utilizar para filtrar los logs que queremos ver.

Y para finalizar les anexo una imagen de un informe html con descripciones de actividades donde se ve el tiempo total invertido en el rango de fechas indicadas, y una descripción detallada de cada actividad.

En otro post espero describir mejor el uso de esta valiosa herramienta.