Mejora el uso de tu tiempo. Priorizar

Mayo 27, 2008 in gestión de tiempo

Este post es el cuarto de la serie “Mejora el uso de tu tiempo”, en los anteriores hemos visto la importancia de la planificación, de fijar objetivos y de la segmentación de las tareas para atacar mejor los problemas. Hoy nos ocuparemos del una labor sumamente importante, la asignación de prioridades a las tareas que tenemos en nuestras lista(s) de tareas.

En la labor de planificar, no basta con tener una dos o tres listas. Es importante que asignemos a las tareas un peso o prioridad que nos indicará cual es el orden en el que debemos realizar las tareas.

La priorización de las tareas depende del proyecto, el tiempo de desarrollo, el impacto o importancia de una tarea y de sus habilidades y fortalezas. Esto hace que esta tarea en si misma ya sea compleja.

Al priorizar una tarea se le asigna un peso generalmente numérico (Ejm. de 1 a 10) , un color (verde, azul, etc), una letra (Ejm. A – F task list template, Mindtools) u otro mecanismo que nos permita deducir el orden en que las tareas que deben ser ejecutadas.

Para determinar la prioridad de una tarea debe evaluar entre otras cosas:

• La importancia proyecto o rentabilidad.
• Objetivos a corto plazo que se están buscando.
• Restricciones de tiempo o hitos.  
• Complejidad o dependencia de otras tareas.

Al priorizar las tareas y agendarlas para su ejecución es importante tratar de seguir al máximo la agenda prevista y atacar los problemas de acuerdo a las prioridades, de esta forma al final del día podremos tener la satisfacción de ver como de nuestra lista de tareas desaparecen tareas realizadas.

Mi Experiencia propia

Yo personalmente uso la priorización de tareas para determinar el orden de ejecución de las mismas. Para ello, intento al máximo asignar una prioridad tan pronto creo una tarea. Si esta tarea es subdividida en otras, éstas a su vez tienen una prioridad interna.

Cuando tengo varias tareas de la misma prioridad, determino el orden de ejecución por el riesgo o el impacto que la tarea tiene sobre el resto o sobre los hitos, su relación con otras tareas o personas, o dependiendo de si esa tarea va a tomar más o menor tiempo, e intento sacar las de menor tiempo antes.

Al final del día y durante el mismo suelo revisar las prioridades asignadas y realizar una replanificación si es el caso.

Suelo mantener una lista única de tareas (planificada previamente ) por realizar al día, trabajo sobre ella y esto facilita esta labor de asignación de prioridades. Esta lista a su vez depende de otras listas donde se debe priorizar con antelación y entre varias listas debo seleccionar las más relevantes para poner en mi lista diaria.

 

Herramientas

Como comenté en post anteriores, las herramientas que uso son hitask (Cada día menos) y todolist, éstas me han resultado suficientes por ahora para organizar las tareas.

El hitask ofrece un mecanismo de priorización de tareas basado en colores como se muestra en la figura de edición de tarea. Esta clasificación permite agrupar las tareas más importantes que podemos usar para realizar la planificación. Las tareas de color Rojo son las de mayor prioridad, las blancas las de menor prioridad.

Para ver la lista organizada por prioridades en el panel superior encuentra una opción color, hitask mostrará agrupada la lista de tareas del mismo color desde el rojo al blanco.  Ver imagen anterior.

Con el todolist, la tarea de priorizar es bastante sencilla, en esta aplicación se asigna un valor de 1 a 10, siendo de mayor prioridad la de 10. Simultáneamente, todolist asigna un color de prioridad que nos ofrece una gran ayuda visual.

Todolist además nos permite asignar un valor llamado riesgo de la tarea, este valor también puede ser usado para determinar el orden de ejecución de tareas de igual prioridad. Por otro lado al igual que hitask, me permite cambiar el orden de las tareas (subirlas o bajarlas) para organizar en que orden las quiero realizar.  Esto se muestra en la siguiente figura.

 

Con ayuda de las barras superiores podemos organizar la lista de tareas por prioridades. Las tareas se pueden ir tachando en la medida que se van evacuando y puede volver a organizarlas fácilmente y de una manera muy rápida e intuitiva.

 

Otra Bibliografía

• Organizar y aprender a sacarle partido
• Priroización, haciendo mejor uso de su tiempo