Manejando el tiempo con “El Folder Invertido”

Abril 26, 2008 in Trabajo en Equipo, gestión de tiempo
Tags: Gestión del Tiempo, métricas, Teamwork

Hace unos años creé una pequeña herramienta para el manejo del tiempo: la del “Folder Invertido“. Dado la popularidad de este tema y de mi blog-colega Diego–mejor dicho, por pura envidia– osaré presentar mi pequeño invento en esta entrada del blog.

Lo he enseñado a mis clientes y colegas cuando los veo “colgados de tiempo”, y los resultados y la satisfacción no se han hecho esperar. Evidentemente, solamente introduciré las bases fundamentales y posteriormente mostraré los detalles, cómo mejorarlo y algunas de las variaciones que otros han hecho. Por supuesto que los comentarios son bienvenidos.

Es una herramienta para la gestión del tiempo de jefes funcionales, ó con una fuerte componente funcional (como sucede en los grandes proyectos, ó para los empresarios). En su versión estándar NO REQUIERE DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS, pero se puede soportar con ellas.

Ahora explico el CRUD de la técnica:
CREATE

• Tomas un folder delgado y hojas usadas (me apodaban el “ecológico”).
• Cuando llega una solicitud, la apuntas en la hoja (claro, en el lado limpio de cada hoja).
• Una vez una hoja se llena, introduces una nueva hoja en el folder, pero delante de la anterior. Y así consecutivamente.

Debes escribir en tamaño consecuente, y con 2-3 palabras claves sobre detalles a no olvidar (asignar a quién, fecha final).

UPDATE

• Cada vez que una tarea ha sido resuelta, la tachas.

DELETE
Te fijas un período de re-archivado (una semana, cada 15 días) dependiendo de la cantidad de solicitudes recibidas, y de la complejidad de cada tarea. No dejes acumular más de 10 hojas ó 60 tareas.

• Tomas nuevas hojas, y comienzas a transcribir cada una de las tareas no realizadas;
• para evitar olvidos, tacha cada tarea inmediatamente después de que la hayas transcrito;
• para revisar la persistencia, tachas con una tinta diferente que aquella que empleas para confirmar que has terminado.

NO RETIRES LAS HOJAS INICIALES!!

REVISION
A partir de la 3 generación de archivado, revisa la cantidad de tareas que fueron transferidas a cada nueva generación. Comenzarás a encontrar varios patrones:

• Las tareas que nunca se realizan
• Las tareas que reaparecen
• Las tareas que nunca se repiten
• Las tareas que no se hicieron a tiempo (al comparar fechas)

Puede parecer tonto, pero esto permitirá que se estructure el tiempo de acuerdo a la naturaleza propia del negocio en el cual tu trabajes. Voy a dar una serie de ejemplos a continuación.

Las tareas que nunca se realizan y aquellas que no se hicieron a tiempo
En este caso, debes preguntarte:

1. Es realmente una tarea que yo (ó mi equipo) debo hacer? comprendo completamente lo que debo hacer?
2. Existe una dependencia externa que bloquea la ejecución (dinero, aprobación, )?
3. Poseo las competencias/habilidades requeridas para hacerlo?
4. Es este el buen momento para planearla? ó se trata de un recordarmelo todo el tiempo?

En caso de que la respuesta a la pregunta 1 sea negativa, programas en su lugar una demanda de re-asignación, y luego táchala.
Si tu respuesta es positiva a la pregunta 4 (un recordatorio), esta tarea DEBE salir del folder. Te sugiero que lo apuntes en tu agenda normal y de que te auto-envíes un correo con una cita para esa fecha.
En cualquiera de los otros casos, preguntas 2-3, debes proceder a un refinamiento de la tarea. Genera 3-4 tareas a partir de la tarea original. Muchos dirán que lo único que se requiere es añadir la tarea que bloquea… bueno, mi experiencia me muestra que si existe una dependencia externa para la entrada, existe también una para la salida; que si no existen las competencias, estas se deben adquirir, y luego el producto se debe validar (el riesgo de equivocarse es elevado en una primera experiencia); que si las competencias se compran a un especialista, se debe programar no solamente su contratación, sino un acople con el equipo, etc.

No simplifiques demasiado, que lo único que obtendrás es genera un bloqueo en una de las nuevas tareas. Al mismo tiempo, no refines demasiado de un solo golpe, porque siempre tendrás tiempo para refinar posteriormente, y la idea es tener un horizonte de 1-4 generaciones.

Las tareas que se repiten
En este caso, el objetivo es caracterizarlas. Es decir, poder evaluar la periodicidad y anticipar la cantidad de esfuerzo y de recursos requeridos para llevarla a cabo. Esto permite también de llamar la atención sobre ciertos problemas crónicos ó la necesidad de exigir un presupuesto explícito (en dinero y/ó en tiempo) para una cierta actividad.

Este tipo de análisis es una herramienta muy potente desde el punto de vista político en tu organización, pues permiten detectar conflictos e interdependencias entre unidades/individuos. Este análisis se puede convertir en una pequeña fuente de Inteligencia de Negocio (BI), como explicaré en detalle posteriormente.

Las tareas que no se repiten
Bueno, pues también deben caracterizarse. Poseen la misma potencia como fuente de Inteligencia de Negocio que la anterior categoría. Sin embargo, el objetivo no es detectar problemas crónicos, sino comprender la naturaleza misma de la acción de su unidad de negocio ó de usted mismo. Claro, todo depende del porcentaje relativo entre los dos tipos de tareas, no vamos a ser dogmáticos.
En este caso, es importante tener una noción del tiempo que se requiere para reaccionar, así como de los recursos asignados.

LA TRANSCRIPCION Y LAS HERRAMIENTAS
Redactar esta entrada ha sido realmente alentador! Creo que voy a revivir una aplicación en Java que había desarrollado hace unos años. No obstante, el ejercicio de transcribir mi experiencia con esta herramienta de gestión del tiempo me ha recordado que uno de los objetivos principales de mi técnica es el ejercicio de transcripción en sí mismo.

Por qué? porque el ejercicio de transcripción fija mejor en la memoria lo transcrito (las tareas y sus relaciones), permite hacer una pausa en la cual 10 mil preguntas se hacen (el pensamiento es más veloz que la mano en la mayoría de los casos ), y permite intuír los patrones de tareas (y del comportamiento de tu organización) más fácilmente.

Indirectamente y rápidamente, te convertirás en una pequeña biblia de tu dominio, y hasta en un jefe que conoce perfectamente su equipo: sus fortalezas, debilidades, las competencias variadas de sus miembros, etc.

Es eficaz? Bueno, al menos puedo confesar que no es el resultado de un impulso: la evolución tomó … unos 23 años!!   da horror decirlo. Todo comenzó cuando intenté formalizar la forma de trabajar en la empresa de mi padre, y la apliqué cuando trabajaba y estudiaba, luego la mejoré con mis colegas cuando estuve en equipos de mantenimiento de software y electrónicos. Su máxima expresión en el ámbito personal fue cuando estuve como gerente de grandes proyectos, y como jefe de división, ó cuando hice master+postgrado+2 trabajos en paralelo. Y bueno, todo lo terminé, y me manifiesto satisfecho. Mis clientes también. Es todo lo que puedo decir.