Mejora el uso de tu tiempo. Prometer Menos y Cumplir Más

Abril 22, 2008 in gestión de tiempo

Hoy voy a tratar  este punto que me parece muy importante. A que nos comprometemos cuando hacemos la planificación de nuestro tiempo. Planificar nuestro tiempo como se ha mencionado involucra listas de tareas, y organización cronológica de ejecución de acuerdo a ciertos criterios entre otras cosas.

Aparentemente esto suena sencillo, pero no lo es. Una vez definida la lista de tareas, nos enfrentamos a la toma de decisión de QUE VOY A HACER AHORA, MAÑANA O ESTA SEMANA y debemos tener en cuenta muchos aspectos inherentes a las tareas y su impacto en los objetivos que buscamos tanto a nivel personal como a nivel laboral. Como producto de la planificación debe salir ese conjunto de cosas para hacer a corto, mediano y largo plazo.

Prometer menos y cumplir más implica al menos dos cosas, por un lado, el SER SESATOS con nosotros mismos y determinar con una buena dosis de razonamiento si realmente queremos hacer algo (p.e esto se aplica para tareas relacionadas con objetivos personales) y por otro lado, debemos se capaces de determinar que PODEMOS (NO QUE QUISIERAMOS) hacer en un rango de tiempo es necesario cuantificar el tiempo que una tarea nos puede llevar.

El primero punto (La sensatez) es algo personal, el segundo (la cuantificación) es algo que nos da la experiencia y que tendremos que ir perfeccionando con el tiempo. La cuantificación del tiempo es una habilidad que desarrollamos en la medida que ejercitamos nuestra capacidad de planificación y se mejora si tenemos medidas de referencia.

Una vez hayamos decidido que PODEMOS y VAMOS A HACER, lo siguiente es la organización y la metodología de trabajo para evitar distracciones y lograr nuestros objetivos. La distracción es el peor enemigo de lograr nuestros objetivos.

Mi experiencia propia

Para intentar cumplir más, lo que yo hago es realizar mi planificación en tres niveles, mensual, semanal y diaria. Con esto lo que busco es acotar las cosas que puedo hacer. En mi planificación mensual básicamente me centro en objetivos de negocio (Que queremos tener), en la planificación semanal (Que debo hacer en cada semana para lograr los objetivos mensuales). Y durante la semana hago una planificación diaria sobre lo que tengo que hacer para lograr esos objetivos.

Y Para aprender y mejorar mis medidas cuantitativas llevo más de dos años midiendo el tiempo que invierto en ejecutar mis tareas. Esto me ha llevado a conocerme mejor respecto a mi rendimiento, a evaluar mi método de trabajo y ha mejorar (desde mi punto de vista) mi capacidad para intuir el tiempo que puede llevar una tarea. (El registro de tiempo será tratado en otro post).

Las Herramientas

Nuevamente entra en este punto el uso de hitask y el todolist. En el hitask suelo tener los objetivos de negocio, tareas a mediano y largo plazo. Una vez al mes o semanalmente reviso esos objetivos y me fijo unas metas con ellos mismos. ¿Que quiero hacer?. A partir de esto intento cuantificar que puedo hacer.

Una vez determinado lo que quiero conseguir en la semana (Mis objetivos semanales) los saco en una lista que mantengo en el todolist como “Mis Objetivos Semanales” y hago que mi planeación diaria vaya en función de esa lista de cosas. Para ello, llevo otra lista separada llamada “Today“, donde solo apunto lo que espero hacer durante el día.

De esta forma concentro mi esfuerzo diario en ese conjunto de tareas y no distraigo mi mirada en un gran conjunto de tareas apiñadas en una lista única.

Si es necesario, divido con un mayor grado de detalle cada tarea diaria (o semanal) con el objetivo de hacer más fácil su desarrollo, de tomar medidas de planificación si es necesario y además para evitar más distracciones de las que debería tener. El echo de desglosar ayuda también a TACHAR las tareas hechas, cosa que a mi me causa gran satisfacción.

Nota Final

Si hay algo que puede ser incómodo para ti y para tu jefe, es decir que vas a hacer montones de cosas en una semana y luego, por las razones que sean, no puedes cumplir con esos objetivos. Así que es mejor apuntar más bajo, y tener una lista de objetivos cumplidos a final de semana, mes o año, que tener un montón de cosas no alcanzadas. Aprende a conocerte para saber como trabajas, como inviertes tu tiempo y cual es tu desempeño, esto te ayudará a cuantificar mejor tus tareas.